שאלה טובה ב-Microsoft Teams עוסקת בעיקר בלשים אותה במקום הנכון ולשמור אותה ביחד. פרסמו בערוץ של הצוות הרלוונטי במקום בצ’אט פרטי, תנו לה שורת נושא ברורה, וכתבו את כל השאלה – המצב שלכם, מה אתם צריכים, ומה ניסיתם – בפוסט אחד. אז שמרו כל הודעת המשך בשרשור ההוא על ידי לחיצה על Reply, תייגו (@mention) את האדם או הצוות הספציפי שיכול לעזור, ועצבו קוד עם ה-code snippet המובנה. עשו את זה והשאלה שלכם הופכת לניתנת למציאה, ניתנת למענה על ידי מי שפנוי, וקלה לדילוג עבור כל מי שהיא לא נוגעת אליו.
איך לשאול שאלה ב-Microsoft Teams: שלב אחר שלב
- בחרו את הצוות והערוץ הנכונים. מצאו את הערוץ שאחראי על הנושא במקום להיכנס אוטומטית ל-General או לצ’אט פרטי.
- חפשו קודם. השתמשו בסרגל החיפוש של Teams כדי לבדוק אם השאלה שלכם כבר נענתה באותו ערוץ.
- פתחו פוסט עם שורת נושא. לחצו על כפתור העיצוב (הרחבה), הוסיפו נושא קצר, וכתבו הודעה אחת שלמה: המצב שלכם, השאלה הספציפית, ומה ניסיתם.
- עצבו קוד ופרטים. השתמשו בכפתור ה-code snippet (
</>) לקוד וללוגים, ובהדגשה או נקודות תבליט לעובדות המרכזיות. - תייגו (@mention) את האנשים הנכונים. תייגו את האדם הספציפי, תג של תפקיד, או הצוות שיכול לעזור – לא @channel למשהו שרק אדם אחד צריך לראות.
- שמרו את הודעות ההמשך בשרשור. תמיד לחצו על Reply מתחת לפוסט שלכם; אל תפתחו שיחה חדשה לאותו נושא.
- סמנו כפתור. הגיבו או כתבו כשקיבלתם את התשובה כדי שאחרים ידעו שזה טופל ויוכלו למצוא את הפתרון מאוחר יותר.
מה כן ומה לא
מה כן:
- פרסמו בערוץ שאחראי על הנושא.
- הוסיפו שורת נושא כדי שאנשים יוכלו לסרוק ולחפש אותה מאוחר יותר.
- הגיבו בתוך השרשור הקיים כדי לשמור את ההקשר ביחד.
- תייגו (@mention) את האדם, התג או הצוות הספציפי שיכול לעזור.
- השתמשו בכלי ה-code snippet לקוד, ללוגים ולשגיאות.
מה לא:
- להיכנס אוטומטית לצ’אט פרטי למשהו שכל הצוות צריך לראות.
- לפתוח “New conversation” כשהכוונה שלכם היא להגיב לשיחה קיימת.
- @team או @channel כדי למשוך תשומת לב לשאלה שגרתית.
- להדביק קוד או לוגים כטקסט רגיל ולא מעוצב.
- לקבוע פגישה למשהו שהודעה הייתה יכולה לפתור.
Teams מאורגן סביב ערוצים, לא הודעות פרטיות
Microsoft Teams בנוי סביב צוותים וערוצים, והמבנה הזה הוא כל העניין. שאלה שאתם שואלים בערוץ הנכון נראית לכל מי שאחראי על אותו תחום, מאורכבת היכן שהאדם הבא יחפש אותה, ויכולה להיענות על ידי מי שפנוי – לא רק האדם היחיד שהייתם שולחים לו הודעה ישירות. צ’אטים פרטיים מרגישים מהירים ומנומסים יותר, אבל הם מסתירים את התשובה מכל השאר ושמים את כל הלחץ על קולגה אחד.
ברירת המחדל צריכה להיות הערוץ. שמרו צ’אטים פרטיים לדברים שהם באמת אישיים, רגישים, או רלוונטיים רק לאדם אחד. אותו היגיון חל גם על ערוץ הGeneral שתופס הכל: הוא בסדר להודעות, אבל רוב השאלות שייכות לערוץ הספציפי שנבנה לאותו נושא, שבו האנשים הנכונים באמת שמים לב.
שמרו את זה בשרשור
זו טעות הנימוסים שמכשילה כמעט כל מי שחדש ל-Teams. ערוץ מורכב מפוסטים, ולכל פוסט יש שרשור תגובות משלו. כדי להגיב לפוסט קיים, אתם צריכים ללחוץ על Reply ישירות מתחתיו. תיבת ה"Start a new conversation" הגדולה בתחתית הערוץ עושה בדיוק את מה שכתוב בה – היא פותחת שרשור חדש ולא קשור לגמרי.
כשאנשים עונים על שאלות על ידי פתיחת שיחות חדשות, דיון אחד מתפצל לתריסר פוסטים מנותקים ואף אחד לא יכול לעקוב אחרי מה שבאמת הוחלט. תמיד הגיבו בתוך השרשור שאליו אתם מגיבים, ופתחו פוסט חדש רק לנושא חדש באמת. הוספת שורת נושא לכל פוסט הופכת את הערוץ לקל לסריקה והרבה יותר קל לחיפוש שבועות אחר כך.
@Mentions, תגים, וה-Activity Feed
תיוג (@mention) מכניס את ההודעה שלכם ל-Activity feed של מישהו, שזה הדבר הכי קרוב שיש ל-Teams לטפיחה על הכתף – אז השתמשו בו בכוונה. תייגו את האדם היחיד שיכול לענות, או תג (קבוצה מותאמת אישית שהאדמינים שלכם מגדירים, כמו @on-call או @design) כדי להגיע לתפקיד בלי לתת שם לכל אחד בנפרד.
הימנעו מ-@team ומ-@channel לשאלות רגילות. הם מודיעים לכל מי שבערוץ ומהר מאלפים אנשים להתעלם מכם, כך שההתראות מפסיקות לעבוד כשאתם באמת צריכים אותן. אם השאלה שלכם לא דחופה, לרוב אתם לא צריכים @mention בכלל – האנשים שעוקבים אחרי הערוץ יראו אותה.
עצבו קוד והודעות ארוכות
Teams מדביק קוד כטקסט שטוח וקשה לקריאה כברירת מחדל. לכל דבר טכני, השתמשו בכפתור ה-code snippet (האייקון </>) בתיבת הכתיבה המורחבת – הוא שומר על ההזחה, מוסיף הדגשת תחביר, ונותן לקוראים כפתור העתקה.
לשאלות ארוכות יותר, לחצו על כפתור העיצוב (הרחבה) כדי לפתוח עורך אמיתי: הוסיפו שורת נושא, השתמשו בהדגשה לעובדות המרכזיות, ובנקודות תבליט לצעדים או אפשרויות. פוסט מעוצב מסמן שהשקעתם מאמץ, ומאמץ הוא מה שמקבל תשובות.
פוסט בערוץ, צ’אט, או פגישה?
התאימו את הכלי לשאלה. שאלה מהירה שאפשר לשתף שייכת לפוסט בערוץ, שבו כל אחד יכול לענות והתשובה נשמרת. עניין שהוא באמת אישי או אחד-על-אחד שייך לצ’אט. פגישה היא לדברים שבאמת צריכים הלוך-חזור בזמן אמת – החלטה עם trade-offs, דיון עיצוב, או משהו עדין מדי לטקסט.
אל תקבעו שיחה של 30 דקות לשאלה שמישהו היה יכול לענות עליה בשתי שורות. ואל תקברו החלטה דחופה ורגישה לזמן בתחתית ערוץ עמוס שבו היא עלולה לשבת בלי שיקראו אותה שעות – כשמשהו באמת לא יכול לחכות, אמרו את זה ותייגו (@mention) את האדם שצריך לפעול.
הנוסחה עדיין עובדת
ל-Teams יש את הכפתורים והמוזרויות שלו, אבל הליבה של שאלה טובה אף פעם לא משתנה. זו אותה נוסחת Skip The Ask שעובדת בכל מקום:
- המצב שלכם – על מה אתם עובדים ומה קורה
- השאלה הספציפית – הדבר המדויק שאתם צריכים לדעת או להחליט
- פרטים רלוונטיים – שגיאות, צילומי מסך, קישורים, ומה כבר ניסיתם
שימו את שלושתם בפוסט אחד ממוקם היטב, שמרו את השיחה בשרשור שלה, ותייגו את האדם הנכון. תקבלו תשובות מהירות יותר ותבנו ערוץ שכל הצוות שלכם באמת יכול ללמוד ממנו.
משתמשים גם ב-Slack? רוב זה עובר ישירות – ראו את מדריך נימוסי השאלות שלנו ל-Slack. לעקרונות האוניברסליים שמאחורי כל פלטפורמה, קראו את המדריך המלא שלנו לשאילת שאלות טובות יותר באינטרנט.